Automatyzacja dokumentów zakupowych – dlaczego warto przejść na e-faktury?

Papierowe faktury są coraz rzadziej wystawiane, a ich miejsce zajmują nowoczesne dokumenty elektroniczne, które usprawniają działanie biznesu i współpracę z kontrahentami. Automatyzacja faktur pozwala oszczędzić czas, a także umożliwia większą precyzję, zapewnia również bezpieczeństwo i stuprocentową zgodność z aktualnymi przepisami. Dlaczego warto zainwestować w cyfryzację faktur i jakie korzyści przyniesie to Twojej firmie? Sprawdź, dlaczego przyszłość dokumentacji należy do e-faktur!

Czym są e-faktury?

E-faktura to dokument w formacie elektronicznym, który spełnia określone wymogi prawne i może być wystawiany, przesyłany oraz archiwizowany w sposób cyfrowy. W przeciwieństwie do tradycyjnych faktur papierowych, e-faktury są generowane w formacie pozwalającym na ich automatyczne przetwarzanie przez systemy księgowe i platformy do zarządzania dokumentami. Wszystkie kwestie związane z e-fakturami w Polsce regulują przepisy ustawy o VAT, a od 2026 roku przedsiębiorcy będą zobowiązani do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Faktury elektroniczne – najważniejsze zalety

• Większa efektywność i oszczędność czasu – e-faktury eliminują czasochłonne, manualne działania związane z wystawianiem, przesyłaniem i archiwizacją dokumentów. Dzięki automatyzacji system sam tworzy faktury i wysyła je do kontrahentów, skracając czas obiegu dokumentów.
• Ograniczenie ludzkich błędów – automatyczne przetwarzanie danych minimalizuje ryzyko pomyłek, które mogą się pojawić przy ręcznym wprowadzaniu informacji. Zwiększa to dokładność i poprawność dokumentacji.
• Obniżenie kosztów operacyjnych – brak papieru, druku, kopert i przesyłek pocztowych pozwala ograniczyć wydatki biurowe. Oprócz tego e-faktury są przechowywane w formie cyfrowej, co redukuje koszty magazynowania i usprawnia dostęp do archiwum.
• Bezpieczne przechowywanie danych – cyfrowa archiwizacja e-faktur umożliwia szyfrowanie i ochronę przed nieuprawnionym dostępem.
• Szybszy obieg dokumentów – faktury elektroniczne docierają do kontrahentów w czasie rzeczywistym, bez opóźnień towarzyszących często tradycyjnej korespondencji.
• Zrównoważony rozwój – cyfrowy obieg dokumentów eliminuje konieczność drukowania faktur, a także zmniejsza emisję CO₂ związaną z transportem i logistyką.

Wdrożenie automatyzacji e-faktur – od czego zacząć?

Przed przejściem na faktury elektroniczne warto podjąć kilka kroków, które pozwolą na płynne wdrożenie tego rozwiązania. Na początku przeanalizuj obecny sposób obiegu dokumentów w Twojej firmie – przyjrzyj się temu, jak obecnie wygląda proces wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur. Pozwoli to na lepsze dopasowanie narzędzi do potrzeb przedsiębiorstwa. Na rynku dostępne są różne platformy do wystawiania e-faktur – to zarówno samodzielne aplikacje, jak i moduły integrujące się z istniejącymi systemami ERP oraz systemami księgowymi. ERP może automatycznie generować dokumenty na podstawie zamówień, umów lub innych danych wprowadzonych do systemu.

Co nas czeka w przyszłości?

Od 1 lutego 2026 roku dla podatników VAT (zarówno czynnych, jak i zwolnionych) obowiązkowe stanie się korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Pierwotnie nowe przepisy miały wejść w życie 1 stycznia 2024 roku, jednak nowelizacja ustawy o VAT przesunęła ich wdrożenie na później. Faktury ustrukturyzowane będą wystawiane zgodnie ze wzorcem XSD opracowanym przez Ministerstwo Finansów, a następnie przetwarzane i archiwizowane w Krajowym Systemie e-Faktur. Dokumenty będą również weryfikowane i zatwierdzane do obrotu. Podatnicy, którzy nie będą przestrzegać przepisów, otrzymają kary pieniężne. Ich wysokość może wynosić do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej niezgodnie z zasadami, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze.

Krótkie podsumowanie

Wdrożenie e-faktur to krok w stronę automatyzacji procesów biznesowych, która może przynieść liczne korzyści: oszczędność czasu, obniżenie kosztów operacyjnych czy zwiększenie bezpieczeństwa danych. Warto już teraz przygotować się do tego, że w przyszłości (najprawdopodobniej na początku 2026 roku) przedsiębiorcy będą mieli obowiązek przejścia na elektroniczne dokumenty.

W naszym autorskim systemie CMS Medializer umożliwiamy zintegrowanie magazynu sklepu z programem do fakturowania i automatyzację wysyłki e-faktur. Skontaktuj się z nami, by dowiedzieć się więcej!