GPSR – ważne regulacje wymuszające zmiany w sklepach internetowych. Sprawdź, co musisz wiedzieć!

13 grudnia 2024 weszło w życie nowe rozporządzenie unijne dotyczące ogólnego bezpieczeństwa produktów (GPSR – General Product Safety Regulation), które znacząco wpłynie na sposób prowadzenia sklepów internetowych. To istotna zmiana dla branży e-commerce, a niedostosowanie się do nowych wymogów może skutkować dotkliwymi karami finansowymi. Sprawdź, co musisz wiedzieć i jakie kroki podjąć, by dostosować swój e-biznes do nowych przepisów!

Czym jest rozporządzenie GPSR?

Rozporządzenie o Ogólnym Bezpieczeństwie Produktów, czyli inaczej GPSR, to kolejne po dyrektywie Omnibus unijne rozporządzenie, które ma na celu przede wszystkim bezpieczeństwo konsumentów. Zakłada ono zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa produktów sprzedawanych na rynku UE. Wszystko po to, by konsumenci – w tym Twoi klienci – mieli pewność, że nabywane produkty są bezpieczne w użytkowaniu, a Ty, jako sprzedawca, działasz zgodnie z prawem i dobrymi praktykami. Co ważne, rozporządzenie dotyczy wszystkich produktów wprowadzanych do obrotu, z pewnymi wyjątkami, które objęte są odrębnymi, szczegółowymi przepisami. Tymi wyjątkami są:

• leki,
• produkty lecznicze (stosowane u ludzi i do celów weterynaryjnych),
• żywność i pasze,
• żywe rośliny i zwierzęta; organizmy oraz mikroorganizmy zmodyfikowane genetycznie,
• produkty uboczne pochodzenia zwierzęcego i produkty pochodne,
• środki ochrony roślin,
• sprzęt wykorzystywany przez konsumentów do przemieszczania się lub podróży, w przypadku, gdy jest on obsługiwany bezpośrednio przez usługodawcę w ramach usługi transportowej świadczonej konsumentom i nie jest obsługiwany przez samych konsumentów,
• statki powietrzne,
• antyki,
• produkty wymagające naprawy lub odnowienia przed użyciem, o ile posiadają wyraźne oznaczenie, że wymagają naprawy lub odnowienia przed użyciem.

GPSR to kolejne po tzw. Omnibusie duże zmiany prawne, zarówno w branży e-commerce, jak i w przypadku stacjonarnej sprzedaży produktów – mówi Klaudia Kozioł-Szymula, Managing Associate w Kancelarii DKLAW. – Głównym celem GPSR jest zapewnienie bezpieczeństwa produktów i większej ochrony konsumentów. Przejawia się to w licznych obowiązkach, których zakres zależny jest od roli, jaką dany podmiot odgrywa na gruncie przepisów GPSR – wyróżnić tutaj należy przede wszystkim cztery kategorie: producentów, importerów, dystrybutorów oraz platformy marketplace. 

Co zmienia GPSR i kogo dotyczy?

Rozporządzenie dotyczy zarówno producentów i dystrybutorów, jak i sprzedawców. W kontekście e-commerce, GPSR nakłada nowe obowiązki na właścicieli sklepów internetowych i platform sprzedażowych, a także na sprzedających na platformach typu marketplace oraz sprzedawców prowadzących działalność w modelu dropshippingu. GPSR obliguje przede wszystkim do szczegółowej weryfikacji źródła i jakości produktów, w tym kontroli łańcucha dostaw. Wymusza również zapewnienie przejrzystych informacji o bezpieczeństwie produktów, ich pochodzeniu oraz sposobie użycia. Oznacza to, że masz obowiązek zapewniać klientom szczegółowe informacje na temat:

• producenta produktu – musisz podać nazwę producenta, adres, dane kontaktowe (e-mail i ewentualnie numer telefonu); jeśli producent ma siedzibę poza UE, należy podać dane podmiotu odpowiedzialnego za wprowadzenie produktu na rynek Unii Europejskiej;
• bezpieczeństwa produktu – certyfikaty, atesty, ostrzeżenia itp.;
• identyfikacji produktu – musisz podawać takie dane, jak zdjęcie produktu, EAN, model produktu, numer lub seria produktu itp.;
• sposobu użytkowania produktu – instrukcje, gwarancje.

Co niezwykle ważne, konsument musi mieć dostęp do tych danych przed zakupem, a więc nie wystarczy, że będą one umieszczone na opakowaniu lub etykiecie produktu. Muszą się znaleźć w ofercie na stronie sklepu, łatwo dostępne dla klienta.

Kolejna kwestia, dotycząca przede wszystkim producentów, to obowiązek przeprowadzenia analizy oceny ryzyka związanego z całym cyklem życia produktu, czyli zidentyfikowania wszelkich potencjalnych zagrożeń, które wiążą się z jego produkcją i użytkowaniem. Rozporządzenie GPSR obliguje również do systematycznego monitorowania skarg i opinii klientów, a w razie potrzeby – bezzwłocznego wycofania produktów z rynku. Gdy zdarzy się wypadek związany z bezpieczeństwem danego produktu, należy poinformować o nim poprzez portal Safety Business Gateway prowadzony przez Komisję Europejską.

Klaudia Kozioł-Szymula: Konieczne będzie m.in. przekazywanie konsumentom dodatkowych informacji takich jak dane producenta oraz importera (jeżeli ma to zastosowanie), a także dołączanie do sprzedawanych produktów informacji i instrukcji dotyczących ich bezpieczeństwa. To z kolei wymaga wdrożenia odpowiednich zmian technicznych w sklepach internetowych. Szczególnie szerokie obowiązki nałożone zostały na producentów, którzy powinni sporządzić m.in. dokumentację techniczną dla każdego produktu oraz analizę możliwych ryzyk związanych z produktem. 

Wszystko to oznacza, że jeśli prowadzisz sklep internetowy – bez względu na jego wielkość – musisz uwzględnić nowe regulacje w swoich procesach produkcyjnych, sprzedażowych, logistycznych i komunikacyjnych z klientami.

Ile masz czasu na dostosowanie się do GPSR i co musisz zrobić?

Rozporządzenie GPSR zaczyna w pełni obowiązywać od 13 grudnia 2024 roku. Choć samo rozporządzenie weszło w życie już wcześniej (opublikowano je w Dzienniku Urzędowym UE 23 maja 2023 r., a w życie weszło 12 czerwca 2023 r.), ustawodawca przewidział okres przejściowy, aby właściciele e-commerce mogli się dostosować do nowych wymogów. W praktyce oznacza to, że do tego czasu należało wykonać wszystkie niezbędne działania, takie jak:

• Weryfikacja oferty produktowej, czyli sprawdzenie, czy sprzedawane produkty spełniają wymogi bezpieczeństwa i jakości, analiza dokumentacji producenta potwierdzającej zgodność z odpowiednimi normami, a także – w razie potrzeby – wycofanie lub zastąpienie produktów, które nie spełniają wymagań.
• Zapewnienie możliwości identyfikacji i przejrzystości źródła produktów, czyli ustalenie pełnej ścieżki dostaw (od producenta po końcową sprzedaż) i dokumentowanie jej, a także zgromadzenie informacji o dostawcach sprzedawanych przez siebie produktów, certyfikatach, normach bezpieczeństwa oraz procedurach testowych.
• Aktualizacja informacji prezentowanych w sklepie, czyli umieszczenie na stronach produktowych szczegółowych informacji o pochodzeniu, składnikach oraz sposobach użytkowania, wskazanie ewentualnych zagrożeń związanych z użytkowaniem produktu, a także zastosowanie czytelnych oznaczeń i piktogramów, jeśli jest to wymagane (np. w przypadku zabawek czy elektroniki).
• Wdrożenie procedur monitorowania bezpieczeństwa produktów – np. ustalenie systemu gromadzenia opinii, zgłoszeń i reklamacji od klientów, a także opracowanie planów bieżącego monitorowania informacji zwrotnych i podejmowania działań prewencyjnych (np. wycofanie wadliwych serii, korekta informacji o produkcie, informowanie klientów oraz zgłaszanie sytuacji do odpowiedniego organu).
• Wprowadzenie odpowiednich zmian w regulaminie sklepu i politykach wewnętrznych, czyli aktualizacja regulaminu w zakresie odpowiedzialności sprzedawcy za bezpieczeństwo produktów oraz dodanie informacji o procedurach postępowania w razie wykrycia niebezpiecznych towarów.
• Przeszkolenie pracowników i wdrożenie nowych procedur operacyjnych, np. edukacja zespołu obsługi klienta, logistyki i managerów produktu w zakresie nowych wymogów, zapewnienie pracownikom jasnych wytycznych dotyczących reagowania na zgłoszenia, kontaktów z dostawcami, monitorowania jakości.

Jakie są konsekwencje niedostosowania się do rozporządzenia GPSR?

Brak zgodności z GPSR może prowadzić do poważnych konsekwencji. Karą mogą być wysokie grzywny finansowe (projekt polskich przepisów zakłada kary od 40 tys. do 1 mln zł) i zakaz dalszej sprzedaży określonych produktów, co w skrajnych przypadkach może powodować konieczność czasowego zawieszenia działalności. Ponadto, naruszenie przepisów może negatywnie wpłynąć na wizerunek Twojego biznesu oraz zaufanie klientów. Dlatego jeżeli jeszcze wdrożyłeś zmian w swoim e-sklepie, zajmij się tym niezwłocznie!

Polska ustawa uszczegóławiająca warunki kontroli oraz wysokość kar jest na etapie projektu, jednak już teraz można stwierdzić, że uprawnienia kontrolne organów nadzorczych będą szerokie – mówi Klaudia Kozioł-Szymula.

Potrzebujesz pomocy w dostosowaniu swojego e-commerce do GPSR?

Przepisy GPSR są bardzo korzystne dla konsumentów, lecz wymagające – wdrożenie wszystkich zmian i dopilnowanie formalności może stanowić wyzwanie. Jeśli nie masz pewności, czy Twój sklep jest odpowiednio przygotowany, skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci przejść przez cały proces sprawnie i profesjonalnie, ze wsparciem kancelarii prawnej specjalizującej się w zagadnieniach e-commerce. Sprawdź, co możemy dla Ciebie zrobić!