Jak efektywnie pracować z domu? Polecamy narzędzia, z których korzystamy na co dzień!

Pandemia COVID-19 wymusiła na nas zmianę nawyków. Chętniej pracujemy z domu. W sieci codziennie pojawiają się artykuły o negatywnych aspektach pracy zdalnej. Każdy staje się ekspertem od szukania wad. Tymczasem w Medializer pracujemy tak od 7 lat! I to w 15-osobowym zespole. Zebraliśmy dla Was garść praktycznych (nie teoretycznych) i sprawdzonych porad. Prezentujemy też programy, które pracę zdalną mogą Wam ułatwić.

Praca zdalna wymaga narzucenia sobie pewnego reżimu i konsekwencji. W domu jest wiele czynników, które mogą nas rozpraszać. Jeśli jednak uda Ci się wypracować pewne schematy działania, możesz stać się bardziej kreatywny i efektywny niż w biurze. Od czego zacząć?

Jak pracować w domu i być efektywnym?

1. Przygotuj miejsce pracy i dbaj o porządek

Znajdź w domu miejsce, które zmienisz we własne biuro. Najlepiej wybierz duże biurko/stół oraz krzesło, na którym będzie Ci wygodnie. Na blacie ułóż laptop oraz notatnik, telefon i inne rzeczy niezbędne do pracy. Usuń z tej przestrzeni wszystko, co nie jest związane z wykonywanymi obowiązkami – takie przedmioty będą Cię rozpraszać.

2. Porozmawiaj z domownikami

W czasie państwowej kwarantanny w domu jesteście całą rodziną. Praca może być tym trudniejsza. Poinformuj domowników o dokładnych godzinach swojej pracy zdalnej i wytłumacz im, że to jest czas, kiedy jesteś wyłączony z życia domowego. Nie możesz w tym czasie pobawić się z psem, rozładować zakupów czy pilnować dzieci. Takie drobne czynności, choć zajmują chwilę, mogą na długo wybić Cię z rytmu.

3. Zaplanuj czas, który spędzisz na pracy

Kiedy pracujesz zdalnie bardzo ważne jest oddzielenie czasu spędzanego na obowiązkach domowych od tego przeznaczonego na pracę. Zrób sobie szczegółowy grafik, w którym ustalisz, kiedy będziesz pracował i koniecznie się go trzymaj. Możemy podpowiedzieć, że najlepiej pracę rozpocząć w godzinach rannych, tak jak odbywa się to standardowo w firmach.

4. Nie pracuj z łóżka

Praca w piżamie to zły pomysł. Rano wstań, zjedz dobre śniadanie, weź prysznic i przygotuj się do pełnienia obowiązków. Zaparz dobrą kawę i dopiero wtedy zabierz się do pracy. Zadbaj o przestrzeganie codziennych rytuałów – takie powtarzalne sprawy dają mózgowi sygnał do tego, że nadchodzi czas wzmożonego wysiłku.

5. Wyłącz rozpraszacze

Praca zdalna ma to do siebie, że bardzo łatwo odejść od obowiązków. Z tego powodu na jej czas wycisz prywatny telefon, wyłącz powiadomienia (zwłaszcza te z mediów społecznościowych). Postaraj się również, aby zza drzwi nie dobiegały odgłosy wiadomości czy innych programów telewizyjnych.

7. Planuj zadania z tygodniowym wyprzedzeniem

Jak już pisaliśmy, w pracy zdalnej najważniejsza jest organizacja. Właśnie dlatego zaplanuj zadania na tydzień do przodu. Układając grafik nie wpisuj zadań „na zakładkę”. Weź pod uwagę, że może zdarzyć się coś nieprzewidzianego, np. dostaniesz pilne zadanie do wykonania i standardowe obowiązki będą musiały zaczekać.

Łatwo dostępne narzędzia do pracy zdalnej i komunikacji

Za realizację projektów w Medializer odpowiada 15 specjalistów. Nasz potencjał zwiększa… praca zdalna! Dzięki niej jesteśmy bardziej elastyczni i możemy działać nawet w dobie pandemii. Na co dzień korzystamy z szeregu narzędzi, które ułatwiają współdziałanie w zespole oraz koordynowanie zadań współpracowników. Staramy się minimalizować ich ilość, by uniknąć bałaganu. Większość rozwiązań jest bezpłatna i ogólnodostępna, więc bez problemu możesz korzystać z nich na swoim komputerze.

Gmail
do kontaktu z klientami wykorzystujemy najpopularniejszą pocztę e-mail na świecie.
MeisterTask
to aplikacja, której używamy do planowania zadań. Również za jej pomocą koordynujemy postęp prac. MeisterTask to także narzędzie, dzięki któremu szybko komunikujemy się wewnątrz zespołu i kontaktujemy się ze stałymi klientami.
Google Drive
chmura od Google to dobre miejsca do przechowywania plików, folderów i dokumentów. W pracy wykorzystujemy też Google Docs – to internetowy edytor tekstu, w którym jeden plik może być tworzony przez kilka osób jednocześnie.
Kalendarz Google/Kalendarz Apple
interaktywny kalendarz przydaje się do dynamicznego planowania zadań. Łatwo w nim wprowadzać zmiany i można robić to również z poziomu urządzeń mobilnych. Za pomocą kalendarza zarządzamy terminami, callami oraz akcjami związanymi z poszczególnymi projektami. 
TeamViewer
to proste narzędzie do zdalnego kontrolowania pulpitu. Jest bezpłatne w wersji dla użytkowników prywatnych, firmy muszą wykupić subskrypcję.
Facebook/Messenger
portale społecznościowe i komunikatory służą do szybkiej komunikacji. Media społecznościowe to też najlepszy kanał do promocji firmy i kontaktu z większą grupą klientów.
Fakturowania
to prosty program on-line, który pozwala na wystawienie faktur. Można w nim również zarządzać firmową dokumentacją.
Notatki
notatki robione na kartkach i w zeszytach lubią się gubić. Dlatego łatwiej korzystać z wirtualnego notatnika, w którym można zapisać wszystkie potrzebne informacje.
Skype i telefon
To dwa narzędzia, które wykorzystujemy do szybkiego kontaktu z klientami. Dodatkowo Skype pozwala na spotkania twarzą w twarz, co często ułatwia omówienie ważnych tematów. 

 

Mimo pandemii praca w Medializerze toczy się normalnym torem. Mamy nadzieję, że i Ty będziesz czuł satysfakcję z pełnienia obowiązków w domu. Być może spodoba Ci się na tyle, że zechcesz przejść na tryb home office.